1 目的

為了加強對公關(guān)禮品的規(guī)范管理，充分合理地利用企業(yè)資源，使公關(guān)禮品從制作到發(fā)放能有一個規(guī)范的管理，特制定本規(guī)定。

2 定義

公關(guān)禮品：指針對新聞單位的記者編輯以及主要領(lǐng)導、重點經(jīng)銷商代表、政府機關(guān)單位（政協(xié)、消協(xié)、工商、廣協(xié)、廣審等）人員為了建立和維護公共關(guān)系而特制的禮品（不含對消費者的贈品）。

3 適用范圍

本規(guī)定適用于廣東XX集團。

4 管理職責

綜合管理科：負責公共禮品的樣品收集、陳列展示、并建立供應(yīng)商檔案和價格檔案；負責公關(guān)禮品的入庫數(shù)量驗收、儲存、發(fā)放和建立臺帳；

公關(guān)宣傳科：負責制定年度、月度（階段性）公關(guān)禮品計劃、負責制作樣品的確定、制作合同的簽定，制作質(zhì)量的監(jiān)控制和驗收；負責制定分配計劃、領(lǐng)用申請、贈送與執(zhí)行的監(jiān)控；

零售推廣科：負責按分配計劃或分公司申請計劃，組織發(fā)運；

分公司暨整合傳播科：負責制定該分公司的公關(guān)禮品需求計劃，負責公司發(fā)運禮品的接收、儲存和領(lǐng)送，并建立管理臺帳；

5 樣品

5.1所有公關(guān)禮品需留樣品；

5.2綜合管理科對所留樣品進行陳列展出；

5.3綜合管理科建立樣品檔案（名稱、單價和可供貨商檔案資源等）；

6 制作

按《XX集團整合傳播部廣告業(yè)務(wù)管理綱要》中《價格及招標管理規(guī)定》和《廣告合同管理規(guī)定》執(zhí)行。

7 驗收、儲存管理

7.1驗收

7.1.1公關(guān)宣傳科負責物料質(zhì)量的驗收工作；

7.1.2綜合管理科負責物料的點數(shù)入倉工作；

7．2儲存管理

綜合管理科負責作好公關(guān)禮品的進、出、存、動管理臺帳，確保帳物一致；

8 發(fā)放

8.1綜合管理科憑附表1《XX集團公關(guān)禮品申領(lǐng)單》（須有有關(guān)領(lǐng)導簽名）發(fā)放；

8.2禮品單價在50元以下的，需由公關(guān)宣傳科(或綜合管理科)科長批準后方可發(fā)放；

8.3禮品單價在50—200元之間的，須由公關(guān)宣傳科（或綜合管理科）科長審核、主管副部長簽名后發(fā)放；

8.4禮品單價在200--1000元之間的，須由主管副部長審核、部長批準后方可發(fā)放；

8.5禮品單價在1000元以上的，須由主管副部長（或以上領(lǐng)導）審核，營銷副總裁批準方可發(fā)放。

9 贈送

9.1所有公關(guān)禮品必須贈送至計劃對象，公司內(nèi)部人員一律不準私自占用公關(guān)禮品；

9.2單價在50元以上的禮品，須填寫附表2《XX集團公關(guān)禮品贈送登記表》，贈送完畢，10天內(nèi)（節(jié)假日順延）反饋給綜合管理科消帳。

10扣罰

10.1違反本規(guī)定9.1者，屬違紀行為，予以其禮品金額三倍的罰款；

10.2按規(guī)定9.2遲交一天者，扣罰經(jīng)辦人50元和直接領(lǐng)導30元；

10.3由綜合管理科按《XX集團公關(guān)禮品贈送登記表》進行電話訪談抽查，發(fā)現(xiàn)虛假現(xiàn)象，對其經(jīng)辦人進行禮品金額三倍的罰款；

10.4扣罰材料由綜合管理科整理，報部長批準后，轉(zhuǎn)營銷財務(wù)部在當月或下月工資中體現(xiàn)。

附：表1《XX集團公關(guān)禮品申領(lǐng)單》

表2《XX集團公關(guān)禮品贈送登記表》

附加說明：

本規(guī)定由整合傳播科綜合管理科負責解釋。

編制：綜合管理科      審核：楊紅春          批準：張彬